Het incassotraject
Voordat het tot een aanmanig komt zal er in eerste instantie een factuur zijn verzonden. Wanneer de factuur onbetaald blijft is het versturen van een betalingsherinnering de tweede stap. Hierbij stuurt u een vriendelijke brief naar de debiteur, het kan immers voorkomen dat de factuur onbedoeld is blijven liggen. Wanneer na een redelijke termijn ook betaling hiervan uitblijft is de volgende stap het versturen van een aanmaning.
De aanmaning
Na het aflopen van de betalingstermijn verstuurt u bij een onvoldane factuur en aanmaning. Juridisch gezien heeft de debiteur vanaf dat moment 14 dagen om de factuur alsnog te voldoen voordat u verdere stappen mag nemen. Voor het opstellen van de aanmaning kunt u gebruik maken van een voorbeeldbrief. Hierin staat een standaard verhaal dat u kunt aanpassen en gebruiken voor uw eigen bedrijf. Vervolgens kunt u de brief aangetekend versturen, zo kunt u later bewijzen dat u de aanmaning hebt verzonden. U kunt dit bewijs eventueel nodig hebben wanneer u na het uitblijven van betaling na de aanmaning incassokosten in rekening brengt bij de debiteur. In tegenstelling tot wat vaak gedacht wordt, mogen ondernemers ook zelfstandig incassokosten in rekening brengen, zij hoeven hiervoor niet op de deurwaarder te wachten. Vermeld in de aanmaning dan ook altijd de hoogte van de te verwachten incassokosten, wanneer betaling uitblijft. Ongeacht de hoogte van de factuur mag u altijd een minimum van €40 aan incassokosten in rekening brengen.
Voorbeelden en extra informatie
Voorbeelden van een aanmaning en extra informatie over het opstellen en verzenden hiervan is te vinden op http://www.infoplek.nl/contracten/factuur/aanmaning-voorbeeld/, alsmede voorbeelden van betalingsherinneringen op http://www.infoplek.nl/contracten/factuur/betalingsherinnering-voorbeeld/
Wanneer u zelf niet in staat bent om de openstaande factuur alsnog te innen, dan kunt u de vordering overdragen aan een deurwaarder. Vermeld in uw incassobrief expliciet dat u hiertoe zult overgaan indien betaling uit zal blijven.