Een slecht archief kan andere bedrijfsprocessen ook negatief beïnvloeden. Het kost helemaal niet veel tijd om alles netjes bij te houden dus waarom geen tijd vrij maken? Een e-mail op de juiste plek archiveren neemt 20 seconden in beslag maar bespaart uiteindelijk tijd. Als de mail niet goed wordt opgeborgen, zal hij na enkele dagen al onvindbaar zijn.
Bekijk daarom de mogelijkheden om een indeling te maken. Zo kun je documenten bijvoorbeeld sorteren op projectmappen, klantgegevens, facturen en andere belangrijke onderwerpen. Tijdens het indelen moet je ook aan het volgende denken:
A) Zaken waar je nog iets mee wilt doen (acties)
B) Dingen die je enkel wilt bewaren (archief)
Haal dit niet door elkaar, want acties die in het archief verdwijnen, worden vaak niet meer uitgevoerd!
Eenvoudiger archiveren met document management
Het archief moet overzichtelijk zijn en je moet ervoor zorgen dat het eenvoudig is om een nieuw bestand toe te voegen. Er zijn middelen die document management eenvoudiger maken. Zo bestaan er softwarepakketten die bij het beheren van documenten kunnen helpen. Het is een investering maar deze zal zich uiteindelijk in tijdsbesparing terug betalen.
Middels een DMS of document management system kunnen medewerkers bestanden archiveren, maar ook aanmaken, aanpassen of beheren. Het is ook mogelijk om de software documenten te laten herkennen zodat deze direct in een map ingeladen kunnen worden. Zo kan er gescand worden naar facturen, PDF bestanden of andere gegevens.
Een DMS is op een browser gebaseerd, wat inhoudt dat er niets op je laptop wordt geïnstalleerd. Het systeem is toegankelijk via browsers zoals Firefox, Google Chrome of Internet Explorer. Er bestaat daarom geen risico meer dat je bestanden kwijtraakt tijdens een PC crash.