Organiseer je evenement met de grootste zorg

Bij het organiseren van een evenement of een festival komt een boel kijken en een hoop variabele hebben invloed op het succes van je evenement of festival. Wanneer je een goed evenement wilt organiseren moet je rekening houden met al deze variabelen en zorgen dat deze succesvol worden ingevuld. Via deze blog zal ik je op weg helpen met een aantal tips over afspraken en andere zaken die buiten jouw directe invloed liggen, maar die je wel kunt ontwijken door slim om te gaan met deze zaken. Ik wens je veel leesplezier en hoop dat je wat aan deze tips hebt en hierdoor jouw volgende evenement een stuk soepeler verloopt.




Houd rekening met het tijdstip

Afhankelijk van het publiek dat je verwacht aan te trekken moet je rekening houden met de agenda van jouw potentiële gasten en genodigde. Wanneer je een erg zakelijk evenement of festival organiseert dan kun je verwachten dat mensen over het algemeen vrij druk zijn overdag. Dan is het logisch dat je het evenement beter ’s avonds kunt organiseren. Hou ook rekening met het feit dat wanneer er veel mensen in je doelgroep zitten die reeds begonnen zijn aan kinderen dat deze mensen meestal drukker zijn tijdens vakanties. Dus organiseer dan je evenement niet tijdens een schoolvakantie.

Verstuur uitnodigingen op tijd

Het versturen van uitnodigingen kan een tijdrovende en saaie klus zijn, maar uiteraard absoluut nodig. Zorg ervoor dat je voldoende uitnodigingen verstuurd, zeker wanneer het meedoen aan jouw evenement gratis is. Wanneer je namelijk geen toegangskosten verbind aan jouw evenement is de kans groot dat er een boel mensen niet komen zonder af te zeggen. Hier kun je jammer genoeg weinig aan doen, dus zorg ervoor bij het versturen van de uitnodiging rekening houdt met tenminste 10 procent noshow.

De locatie van je evenement

De locatie van je evenement is super belangrijk en moet net zoveel sfeer uitademen als het evenement wat je gaat organiseren. Daarom is het belangrijk dat de locatie past bij je evenement en thematisch aansluit. Een heel zakelijk evenement kun je bijvoorbeeld goed organiseren in een beursgebouw en een creatief evenement kun je waarschijnlijk beter organiseren in een theater of concertgebouw.

De dag van je evenement en de locatie

Iedere evenementenlocatie heeft natuurlijk een eigen stad of regio. Daarbij is het belangrijk dat er op de dag van je evenement geen andere festiviteiten aan de gang zijn. Dit kan natuurlijk invloed hebben op de bereikbaarheid van je evenement of congres. Zorg er dus voor dat een evenementen locatie uitkiest die op de dag van je evenement goed bereikbaar is.

Bijzondere eters

Afhankelijk van de grootte van je evenement is de kans aanwezig of misschien zelfs groot te noemen dat er bijzondere eters op je evenement komen. Hou hier met de catering rekening mee. Zijn er bijvoorbeeld gasten die een speciaal dieet volgen door hun geloof, allergieën of iets dergelijks? Dan moet er voor deze mensen natuurlijk ook een aangepaste kaart zijn. Geen paniek! Een beetje evenementenlocatie draait hier zijn hand niet voor om.

Afwijkingen van het programma

Niet alles kan altijd zo lopen als het beschreven is in het draaiboek. Dat is in principe ook helemaal niet zo erg. Maak jezelf er alleen niet te druk om, wanneer je je enorm druk gaat maken tijdens je evenement wanneer dingen toch net iets anders gaan dan gepland kan dat natuurlijk gebeuren. Wanneer je op dat moment enorm in de stress schiet, slaat dit over op de gasten van je evenement en zul je zien dat dit een negatief effect en negatieve impact heeft. Natuurlijk wil jij je evenement niet op die manier benadelen en moet je ervoor zorgen dat je je rust bewaard tijdens het evenement.

Veel plezier

Uiteraard is het organiseren van een evenement een boel geregel en wil je dat alles goed gaat. Toch moet moet je niet vergeten dat je ook nog een beetje plezier wilt maken tijdens je evenement. Zorg er dus voor dat je ook een beetje geniet. Wanneer je alles goed van te voren hebt geregeld, weet ik zeker dat dit sowieso moet lukken. Toch nog een aantal vragen? Plaats ze in de reacties hier beneden en ik zal ze één voor één behandelen. Veel plezier bij het organiseren van je volgende evenement in één bijzonder congrescentrum.




Andere interessante artikelen